寫Email給日本人及德國人要有區別?

職場 16:20 2016/06/23

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相片來源:iStock

同一件事,日本人和美國人寫的Email有何不同?

日本:

Hello Mr. XXX

The weather is getting colder now and I hope you are feeling well.

I am very happy that we finally gathered together last week. If you don’t mind, I will plan more events like this in the future.

Thank you again for joining the meeting yesterday. Your opinions are greatly valued and I appreciate them a lot.

I believe that during the meeting, the latest sales figure was released. Could you update the data in the report you sent earlier? I hope that it is not too much trouble.

Thank you very much.

美國:

Hi XXX,

Could you update the data to the latest sales figure and resend it?

Thanks!

以上例子雖然有玩笑成分,但不失真實。美國人類學家Edward T. Hall區分出低語境和高語境文化,低語境文化包括美國、英國、德國,這些國家重視時間效率,溝通直接,不談論私人生活。高語境文化如中國、日本、非洲、拉丁國家,重視細節以及彼此的商業合作關係。寫Email的時候,可以針對不同文化的語境,適度調整。

然而不論哪一種語境文化,最有效的email溝通方式是開頭就直接切入重點,以免收件人迷失在一長串的內容裡。面對需要問候、重視人際關係文化,可以在開頭表明主要目的後,另起一段,維繫關係,例如:

你還在打網球嗎?有空一起打球。

下回再聚聚。

讀Email的時候無法從肢體動作、聲調、眼神等非語言訊息判斷,不容誤解的重要討論,可以email約定時間,以視訊或面對面討論。

跨文化Email也請注意:

1. 怎麼稱呼很重要

日本與德國在稱謂上有特殊專有的字,在日本姓名後會加上san(君);在德國,除非對方同意用名字互稱,否則都用職稱和姓氏來稱呼對方,在正式的職稱之後加上Herr(先生)或frau(夫人),最後放上姓氏。其他大部分的國家使用Mr.XXX和Ms.XXX。

2. 時區的節奏

計算好時差,讓對方在對的時間收到信、自己也能在預期的時間收到回覆。美國人傾向快一點發信、回信,也期待對方這麼做。

3. 收件人看的是電腦還是手機?

在非洲,電腦沒有那麼普及,但智慧型手機卻是隨處可見,考慮到收件人使用的媒介,如果是使用手機來收信,信件的訊息內容則要簡短精要。

4. 寫英文Email,請用Global English

台灣人接觸美式英語多,email中可能不自覺用上美式俚語,但其實澳洲、南非、印度都使用英式英語。溝通語言是對方的第二外語時,句子也要盡可能簡單,避免各種隱喻與俗語造成誤會。

5. 誰熱愛細節?

與日本、中國人溝通,盡可能在信件中提供所有細節,這樣會讓事情進行得更加順利。

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撰文 : 世界公民文化中心