還用Sincerely? 打工仔Email 升級大全

職場 13:08 2016/08/26

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相片來源:VoiceTube

一樣的稱呼、一樣的結語詞、差不多的冗言贅字,你犯了什麼樣的商業 e-mail 書寫錯誤?這篇整理出商業書寫裡常遇到的問題 ,VoiceTube 教你成為職場溝通達人!

1. 開頭稱呼語 greeting

看看以下三種 e-mail 開頭的表達:

  • Dear Peter(親愛的彼得)

  • Hi, Peter(嗨,彼得)

  • Hello, Peter(哈囉,彼得)

不同的稱呼語會給人不同的感覺,打開你的 e-mail 草稿匣看看,你是怎麼打稱呼語?

《福布斯》雜誌中一篇文章 ”Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation” 的編輯Susan Adams 寫到,根據她的觀察,以及做了許多口頭訪問後,發現 “Hi" 的使用率已經比 “Dear" 更高。

過去我們總覺得用 Dear 才是最有禮貌、尊敬的用法,但是其實 Hi 的語氣較輕鬆,更能拉近你與收信者的距離。因此,下次寫信時,Dear 可不是唯一選項!試試別種用法,創造不同氣氛,或許更能得到你想要的回應!

2. 錯誤/過時用法

以下用法有的是台灣人自創,有的是英語系國家早已不會使用的過時用法,要多注意了!

  • (X) Dears, 錯誤,台灣人自創

  • (X) Dear all, 用法雖然沒錯,但是不太尊重每一個人的個別性,可改用 Hi,everyone

  • (X) Dear both, 錯誤,台灣人自創

  • (X) Dear Sir, 過於制式及老土,像中文裡的「敬啟者」

  • (X) Dear boss, 過時、老土

3. e-mail 錯誤率最高的字

很多人會覺得用膩了 thanks 或 thank you,覺得換個字看起來會比較厲害,所以就會選擇使用 appreciate 來表達「感謝」,但這可是大錯特錯!看看下面四個句子:

(X) I appreciate you for the opportunity.

(O) I appreciate the opportunity.

(O) Thank you for the opportunity.

(X) He thanked for the opportunity.

appreciate 並不等於 thank,thank 後面接人,appreciate 後面接人,而是接一件事。

4. e-mail 結語

一封完整的 e-mail 絕對少不了好的結語,出色的書信收尾要看對象,更要看狀況,下面列出一些常見的結語,後面也附上收件者可能會有的感受,讓你更知道什麼場合該選什麼結語!

  • Regards — 較沒有表示文字的溫度,可能會給人冷淡無情的感覺
  • Sincerely — 有些人可能會認為有點做作

應改用  Looking forward to 期待您……

Looking forward to your reply/feedback.

靜候佳音。

Regards 前面也可以加上 kind, warm, best,這會使千篇一律的 Regards 更有溫度喔!

  • Cordially —嚴肅場合、談判適用

應改用 Thank you for 感謝您……

Thank you for your time.

感謝撥冗。

另外,還有一種文末常見的錯誤用法,你有這樣寫過嗎?

Thank you in advance.

先謝謝你了。

在中文裡聽起來很有禮貌的一句話,在外籍商業人士看起來卻是非常不舒服,是聽起來自以為是、冒昧的說法。要小心別弄巧成拙了,你可以改成這種說法:

Thank you for considering my request.

謝謝你考慮我的要求。

Thank you for any help you can provide.

謝謝你提供協助。

I will appreciate your help with this situation.

很感謝你願意幫忙。

這些更「白話」的說法,不僅能表達更多禮貌,也能讓人感受到你的誠意!

(節錄)

原文刊於VoiceTube網站,獲授權轉載。標題經TOPick修改,原題為「別再用老掉牙的 Dear、 Sincerely ! e-mail 大補帖教你寫出有效又專業的商業 e-mail!」

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撰文 : VoiceTube