簡單便是美? 3大商業e-mail 地雷

職場 18:35 2016/08/15

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相片來源:iStock

寫英文 e-mail 確實不是件容易的事,尤其有時又要面對以英語為母語的外籍商業人士,難免會犯下一些小錯,但是有些通病,知道了就要避免發生。

忌諱一:懶散

做任何事切記就是不可懶散!看看以下兩句對照:

(X) BTW, need u 2 sign this, thx.

對了,你再幫我簽一下這份文件,謝啦!

(O) Please sign this document. Thank you!

麻煩你幫我簽署這份文件,謝謝。

非正式的縮寫,若是跟朋友傳 line 還可以,但若是撰寫用於正式場合的商用 e-mail,可千萬別犯下這種錯誤!

忌諱二: !!! 充滿驚嘆號

適當的驚嘆號可以用於表達熱烈情感與良好禮儀,然而一旦過多,效果可會適得其反,我們看看以下例子:

  • Good job!!!
  • Well done!
  • Outstanding!

一個驚嘆號,表達的反而是比三個驚嘆號來得更有力、直接的收尾。

要向主管報告壞消息時,記得要把驚嘆號收起來…

I am so sorry this happened!!!

我很遺憾發生這種事!!!

這可會造成反效果的!

忌諱三:過度簡化主旨

身為一位職場大忙人,如果你今天收到一封主旨為「會議」、meeting 的信件,第一反應當然是忽略它,等有空再點開來看!因此,一封成功的信件,應該要闡明信件主題,讓收信人可以在第一時間就知道這封信想傳達什麼,自然就會盡快回信。

看以下兩個主旨,你就知道有什麼不同:

(X) meeting 會議

(O) marketing weekly meeting @ 9 am 早上九點行銷例行會議

(節錄)

原文刊於VoiceTube網站,獲授權轉載。標題經TOPick修改,原題為「別再用老掉牙的 Dear、 Sincerely ! e-mail 大補帖教你寫出有效又專業的商業 e-mail!」

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撰文 : VoiceTube