小薯求生包 Email 的6個潛規則

職場 18:59 2016/08/22

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相片來源:CTgoodjobs

身為office打工仔,Email日日打、月月出、年年砌,之不過做得多唔代表做得啱、做得好。以下6條基本問題,即管畀各位測試下自己係咪堅?識寫Email。

1. Email 題目要點寫?

「簡而精」,相信這是大部分人的答案,但不要忘記須加上適當的關鍵字。以開會通知為例,單以「Meeting」一字作題目,會容易令人混淆其他會議。建議最好註明部門名稱,或使用「Weekly/ Monthly Meeting」等帶有時間性的字詞,增加辨識度。

2. 上款用「Dear」定「Hi」好?

很多人第一次通訊會以「Dear xxx」稱呼對方,以表示尊重,中文可解作「親愛的」。時代變,現時愈來愈多人逐漸以「Hi」取代「Dear」,甚至直呼其英文別名。

至於應該用「Dear」定「Hi」,要視乎收件人的身份,以及彼此關係,如是相熟同事,則可用較輕鬆的語調,以「Hi/ Hello」作開首。

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3. Email要有邊3部分?

寫Email同寫信一樣,離不開「前言」、「內容」及「結語」3大部分。一開始,要先說明動機:

  • I am writing to enquire about……
  • Thank you for your email about/ regarding...... 

表明自己身份,說明動機過後,下一步就要描述一下「你想對方做啲咩」、「你將會做啲咩」或「你已經做咗啲咩」,例如︰

  • I would be grateful if you could……
  • I am attaching the files……

最後,除撰寫結語外,都可加入其他提示,或表示謝意︰

  • If you have any questions, let me know as soon as possible.
  • Thank you again for your information.

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4.「Best regards」以外仲有咩下款?

以前學英文會教大家下款寫「Yours sincerely」或「Yours faithfully」,這是舊式用法。取而代之,是「Regards」或「Best regards」,旨在於Email結尾再次表示問候。當然,還有以下各種選擇︰

  • 表示親切︰「Cheers」、「Warmest」、「Take care」等;
  • 表示謝意︰「Thanks」、「Thank you」、「 Thanks so much」等。

5. 收件人排序有玄機?

如果Email同時有多個收件人,在輸入收件名單時最好有一個常用排序,例如以姓氏、職級等,排序亦可能因公司文化而有所不同。若缺乏排序,會給人「先後不分」、「亂中無序」的感覺。

6. 「BCC」同「CC」有乜分別?

「BCC」即是「Blind Carbon Copy」,中文為密件副本,當你想某人知道相關內容,但又不想讓郵件內其他人知曉,就可使用此保密功能。不過,要注意若「BCC」收件人一個唔小心「全部回覆」,就會令所有收件人都知道「BCC人」的存在。

至於「CC」即是「Carbon Copy」,中文為副本,通常傳送給與事件沒有直接關係,但又須要被通知的人士,例如其他部門同事。

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