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Tim Cook 日看700封電郵 CEO處理Email 有辦法 

17:36 2016/12/22

上班族每日收到無數email,日積月累下電子郵箱容易爆滿。市場調查公司The Radicati Group就指出,2016年,全球上班族每日平均收到及發出124封與工作有關的商務email。

要有效處理商務信件,不妨參考名人的處理方法:

1. 蘋果CEO庫克(Tim Cook):早起覆email 日看700多封

Tim Cook每日4點半就會起床,第一件事是覆email。外國媒體ABC報道指,Tim Cook每日收到700至800封電郵,更笑言自己沒有特別的方法處理,會盡量看完每封郵件,日復一日,因自己是一個工作狂。

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2. 特朗普長女伊萬卡(Ivanka Trump):找出千字文「長氣鬼」

Ivanka Trump認為,人生需要好好管理,如果無法管理好電子郵箱,就會被它牽著鼻子走。她會透過電郵搜尋功能,找出喜歡發送「千字文」郵件的人,並為此舉行每周會議,讓有千言萬語想說的下屬及夥伴面對面講清講楚,而不是透過電郵長篇大論。如此下來,熟知她的人只會在緊急時發送email給她,大大減低了收件匣的負荷。

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3. Alphabet(前稱Google) 董事長Eric Schmidt:封封都覆

Eric Schmid在其著作中表示,工作繁忙的成功人士,通常都會快速回覆所有email。他本人不會看重寄件者身份,奉行封封都覆的策略,有時只會簡短表示「got it」。他認為,封封都覆可建立願意溝通及開放的公司文化。

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4. 美國Huffington Post聯合創辦人Arianna Huffington:三不主義

Arianna Huffington指,自己曾因為與女兒玩耍期間,分心處理email而被其母責罵,自此奉行三不原則:不要在睡前30分鐘檢查電子郵箱、不要一覺醒來就忙著檢查電子郵箱、不要在親子時間查閱及回覆email。

知名作家David Allen建議上班族可利用兩分鐘法則,如預計可在兩分鐘內看完及跟進email,就應該當下立即行動,如email內容太長,提及的事情太多,可加上標籤,待稍後處理。他又建議上班族快速掃瞄email後,製作一個簡短的To-Do List。另外,留意自己是收件人還是副本(cc)收件人,因後者通常是一些FYR(For Your Reference)信件,未必需要回覆。

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