電郵大作戰 速學4大Mail box 簽名註腳秘技

職場 14:14 2017/02/03

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各位小薯,平日與朋友之間收發email,當然不用加上正式署名,但在職場上與客戶往來,最好講清講楚自己是誰,寫上職銜、公司名及留下聯絡方式。不想每次Copy&Paste填資料,應當善用email中的設定署名或簽名(Signature)功能。

TOPick綜合各大平台,教你善用4大港人常用email平台之設定功能,做好電郵禮儀:

1. Microsoft Outlook

開啟Outlook後,按左上角的「新增電子郵件」,工具列上的「檔案」及「插入」都可以找到「簽章」。按下「簽章>簽名」後,即可以設定「電子郵件簽名」。

2. Google Gmail

登入電子郵箱後,可以在右上角看到一個齒輪圖案,按下展開功能表,可以看到「設定」,在「一般設定」較後位置(第19行),會看到「簽名:(附加在所有外寄郵件結尾)」,完成後記得按儲存。在「一般設定」中,用戶亦可啟動休假回覆功能,自動回覆外來郵件。

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3. Hotmail

登入電子郵箱後,同樣可以於右上角看到一個齒輪圖案,按下展開功能表,可以看到「選項」,在「選項>版面配置」會看到「電子郵件簽名」,按下即可設計註腳,並可選擇在新郵件及回覆、轉寄的郵件上都加上簽名。

4. Yahoo mail

和Google Gmail及Hotmail一樣,登入後可在右上角、電郵用戶名字旁邊找到小齒輪,按下展開功能表,可看到「設定」。進入「設定」後,選擇「帳戶」,按下自己的電郵地址(第一個選項),可「編輯詳細資料」,並可看到「署名」。按下「在你寄出的郵件上附加署名」,就可開始設計自己的簽名註腳。

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