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辦公桌管理學 前高官的桌上小秘密

13:21 2017/03/20

特首候選人昨晚(19日)最後一次同台辯論,林鄭月娥評價曾俊華過往的工作表現時,稱對方「枱頭無File、無紙張、好乾淨」;自己就好羨慕,工作忙碌有好多文件要處理,語帶諷刺。曾俊華則反擊指「要Work hard之外,要Work smart」。任職政府45年的前高官孫明揚,其辦公桌出名乾淨、無文件,他就曾解構如何從辦公桌看出老闆的管理學。

其實辦公桌多文件非好事,甚至曾經出事,2002年發生的「仙股事件」,就令時任財經事務及庫務局局長馬時亨險要辭職下台。

話說馬時亨當時上任不足1個月,港交所推出諮詢文件,建議把仙股除牌,引發仙股股災。立法會召開會議,馬時亨作供爆出一句「剛上任,枱頭文件堆積如山,沒時間細閱有關文件」。事件引起社會輿論,甚至要求馬時亨下台,但在馬時亨鞠躬道歉後,最後平息風波。

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當年馬時亨「文件堆積如山」論一出,當時任房屋及規劃地政局局長孫明揚一向出名枱面乾淨少文件,孫明揚被記者問到管理枱理文件的方法時提到,是從《 Yes, Minister!》一書學到的處理文件心得:

視乎部長識唔識將啲文件由in tray(收件匣)放去out tray(送件匣)啫!識嘅話枱面就會好乾淨 。

孫公當時自言是「天生懶人」,因此文件放在他的in tray,他總會很快弄進out tray裏,所以桌面空蕩蕩的很乾淨,未見有文件堆積如山。

他更說,有很多因循的工序可免則免,例如很多只為給局長「看一看」的文件,省掉就可節省資源。

其實1997至2002年任政制事務局長的孫明揚,當年在立法會推銷問責制時也曾說過,外國的「部長」(問責局長)與「秘書長」的主要分別是:前者主對外工作,桌上連紙也沒幾張,後者卻要處理大量文件。

長實主席李嘉誠接受內地傳媒訪問時曾表示,自己喜歡「今日事,今日畢,桌上不留紙。」 

【延伸閱讀】曾俊華「Work Smart」論 辦公桌愈整齊愈高效率?

至於前財政司司長曾俊華枱面乾淨、少文件,也可能與其閱讀能力有關。

官場早有傳聞指曾俊華有驚人的閱讀能力,能一目十行,政府文件甫放進他枱面,不消多久他便看畢,然後走出來跟你討論。他早年受訪時曾承認:

我閱讀真的好快、好快,看英文再快一點,如果一個小時專心閱讀,我可以看上100頁書,一般書籍基本上一天便可看完。

曾俊華枱面還有另一個小秘密,他近年出席場合與青少年對話時曾透露,自己喜歡吃零食,故很多同事前往他的房間開會時,會一齊分享自己枱上的好多零食。

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