Email英語教室 別再隨便用「Please advise」

職場 14:10 2017/06/14

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很多人習慣在email結尾前,會加一句please advise,以為這樣更顯得謙虛禮貌,例如:

If you have any questions or concerns, please advise.

Please give us advice.

甚至有些人也不管前面寫了什麼,最後就加上一句「Please advise.」

這樣的用法雖然沒有大錯,但絕不會為你的郵件加分,為甚麼?

1. please本來就不是一個客氣的字眼

很多人以為,要強調自己有禮貌,用Please就對了,其實Please這個字是最常被人誤解的一個英文字。

想想這句話,說有多不禮貌就多不禮貌:

Please get out.(滾開!)

語言學家分析英文的「please」或中文的「請」的語境發現,它們和「客氣」一點關係都沒有。 要表達客氣,人們會用 「could/would you」、「能不能」這類字眼,把句子轉換成問句。

「Please...」是祈使句,等於是向對方宣告「我有求於你,你這麼做就能夠讓我高興」。

任職於金融服務業的R. McCavitt就說,每次只要收到email結尾有「Please advise」,他和同事就會笑出來,因為:

Based on the grammatical structure, you're commanding someone to do something, rather than requesting someone to do something. Doesn't set a great tone .

就文法來看,你在命令別人做一件事,而不是詢問意見,語氣上不對。

2. 語氣模糊,別人搞不清楚你要做什麼

advise一般都有一個很明確的指令,到底要告知人什麼,例如:

I advised him to eliminate the angry tone in his writing.

我勸他拿掉文中憤怒的語氣。

Please advise us of any change in your plan.

你們的計劃倘有變更,請告訴我們。

有些商業顧問建議,假如它只是告知一般訊息,不含「忠告、勸告」成分,不如把advise換成tell或inform,更來得貼切。

有些句子像「Please advise of shipping status」,聽起來像古老電報發出來的訊息,捨不得多講一個字。文意上又像中文說的,請惠賜卓見,古言古語。

你起碼可以寫完整一點:

Please advise us of the shipping status.

 

If you have any questions or concerns, please advise.

若說得自然一點:

If you have any questions or concerns, please let me/us know.

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撰文 : 世界公民文化中心