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圖書館做大嘥鬼採購超標 過時註銷當廢紙

14:48 2017/09/12

申訴專員公署主動調查康文署處理圖書館館藏註銷程序。(經濟日報資料相片)

申訴專員公署主動調查康文署處理圖書館館藏註銷程序。(經濟日報資料相片)

申訴專員公署主動調查康文署處理圖書館資料程序,調查發現康文署每年花費近億元採購圖書館資料,但相關採購理據含糊,註銷資料的原因透明度不足。

申訴專員公署指,康文署現時仍沿用90年代的圖書館採購指標,每年採購不少於70萬項圖書館資料,但未能解釋採用此指標的理據,公眾亦無從監察採購工作。公署指,過去多年圖書館年均採購數量較指標的70萬項多出10萬項以上,而且開支近年漸增,費用龐大,其中16/17年度相關的開支達9,800萬,康文署認為應訂立合時宜的採購指標及定期作出檢討。

公署又發現,康文署轄下公共圖書館在過去8個年度的採購增幅為16.8%,但同期每年借出館藏數目下跌18.2%。公署認為康文署應分析借出館藏數字下跌的原因,以檢討每年增購館藏的數目和種類是否需要作出調整,並把分析結果列於「館藏發展會議」的記錄中,以增強資源運用的透明度。

公署又指,康文署早年只是記錄註銷清單,但無寫明註銷原因,包括是否涉及「殘舊/破損」或「過時」,直至申訴專員公署介入調查,康文署於2015年年中才實施新指引要求記錄註銷原因,但2015年之前,全港圖書港每年註銷資料數目繁多,其註銷原因現時已無從稽考。加上新指引未有分析被註銷的資料屬哪類別資料居多、使用年期多久、不同地區的圖書館的註銷情況有何異同等,公署認為康文署應分析有關數據,以制定適切館藏管理等,檢討和調整增購館藏的數目和種類。

另外,公署認為康文署把圖書館資料當作廢紙處理的註銷做法亦需檢討,指康文署每年註銷圖書館資料數量數以十萬計,惟一律當廢紙回收及棄置廢物的方式處理。公署指,圖書館資料內蘊藏知識,即使已「破損」或「過時」,價值遠比廢紙高,以廢物方式處理令人可惜。

署方指,圖書館資源全部涉及公帑,理應物盡其用,康文署過去兩年曾試驗將剩餘書籍捐贈予社區機構,但署方指需要大量人手選取合適書籍作捐贈,最後認為計劃「成效不彰」無再進一步推廣,這並不理想。

公署要求康文署應全面檢討有關做法,以更積極的方式處理註銷資料,包括擴大捐贈剩餘館藏予機構。

申訴專員劉燕卿表示,康文署負責圖書館採購的「館藏發展會議」和負責註銷工作的「部門物料處置委員會」應互相配合,透過分析註銷原因,並按分析結果對增購數目和種類作出相應調整,以上一年度的註銷資料狀況納入為審批總採購計劃的考慮因素之一﹔署方也應該加強電腦系統,了解市民使用圖書館資料的趨勢和狀況,適時調整措施。

康文署回應表示,整體上同意調查報告,已審慎研究有關建議,包括檢討是否修訂「每年採購不少於70萬項館藏」的參考指標,亦會繼續檢視各區圖書館資料的使用情況,包括註銷資料的數據。

康文署又說,會繼續檢討現時安排承辦商以廢紙方式處理註銷資料的做法,而公共圖書館已在今年完成試行計劃,捐贈共412冊書籍予社區圖書館及學校。

另外,公共圖書館會繼續檢視刊物的印刷版與電子版使用數據,並將開發新一代圖書館資訊系統的研究和策劃工作。

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