圖書館做大嘥鬼採購超標 過時註銷當廢紙

申訴專員公署主動調查康文署處理圖書館資料程序，調查發現康文署每年花費近億元採購圖書館資料，但相關採購理據含糊，註銷資料的原因透明度不足。

申訴專員公署指，康文署現時仍沿用90年代的圖書館採購指標，每年採購不少於70萬項圖書館資料，但未能解釋採用此指標的理據，公眾亦無從監察採購工作。公署指，過去多年圖書館年均採購數量較指標的70萬項多出10萬項以上，而且開支近年漸增，費用龐大，其中16/17年度相關的開支達9,800萬，康文署認為應訂立合時宜的採購指標及定期作出檢討。

公署又發現，康文署轄下公共圖書館在過去8個年度的採購增幅為16.8%，但同期每年借出館藏數目下跌18.2%。公署認為康文署應分析借出館藏數字下跌的原因，以檢討每年增購館藏的數目和種類是否需要作出調整，並把分析結果列於「館藏發展會議」的記錄中，以增強資源運用的透明度。

公署又指，康文署早年只是記錄註銷清單，但無寫明註銷原因，包括是否涉及「殘舊/破損」或「過時」，直至申訴專員公署介入調查，康文署於2015年年中才實施新指引要求記錄註銷原因，但2015年之前，全港圖書港每年註銷資料數目繁多，其註銷原因現時已無從稽考。加上新指引未有分析被註銷的資料屬哪類別資料居多、使用年期多久、不同地區的圖書館的註銷情況有何異同等，公署認為康文署應分析有關數據，以制定適切館藏管理等，檢討和調整增購館藏的數目和種類。

另外，公署認為康文署把圖書館資料當作廢紙處理的註銷做法亦需檢討，指康文署每年註銷圖書館資料數量數以十萬計，惟一律當廢紙回收及棄置廢物的方式處理。公署指，圖書館資料內蘊藏知識，即使已「破損」或「過時」，價值遠比廢紙高，以廢物方式處理令人可惜。

署方指，圖書館資源全部涉及公帑，理應物盡其用，康文署過去兩年曾試驗將剩餘書籍捐贈予社區機構，但署方指需要大量人手選取合適書籍作捐贈，最後認為計劃「成效不彰」無再進一步推廣，這並不理想。

公署要求康文署應全面檢討有關做法，以更積極的方式處理註銷資料，包括擴大捐贈剩餘館藏予機構。

申訴專員劉燕卿表示，康文署負責圖書館採購的「館藏發展會議」和負責註銷工作的「部門物料處置委員會」應互相配合，透過分析註銷原因，並按分析結果對增購數目和種類作出相應調整，以上一年度的註銷資料狀況納入為審批總採購計劃的考慮因素之一﹔署方也應該加強電腦系統，了解市民使用圖書館資料的趨勢和狀況，適時調整措施。

康文署回應表示，整體上同意調查報告，已審慎研究有關建議，包括檢討是否修訂「每年採購不少於70萬項館藏」的參考指標，亦會繼續檢視各區圖書館資料的使用情況，包括註銷資料的數據。

康文署又說，會繼續檢討現時安排承辦商以廢紙方式處理註銷資料的做法，而公共圖書館已在今年完成試行計劃，捐贈共412冊書籍予社區圖書館及學校。

另外，公共圖書館會繼續檢視刊物的印刷版與電子版使用數據，並將開發新一代圖書館資訊系統的研究和策劃工作。