沈帥青:開放VS私隱 辦公室怎取平衡

City 00:10 2018/07/19

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作者Facebook專頁

辦公室設計成開放式已是全球趨勢,但陸續有研究指出此類設計可能損害員工人際關係以及降低效率。外國開始提倡平衡工作空間理念,以求在封閉及開放之間取得平衡。

開放式辦公室因被指有效節省成本及促進員工交流,受本地及外國企業青睞,國際設施管理協會調查顯示美國至少7成員工在開放式辦公室內上班,Facebook時下也擁有全球最大的開放式辦公室。

但開放式辦公室並非必定方便溝通,英國倫敦皇家自然知識促進學會(皇家學會)本月最新研究顯示,開放式辦公室不但無法促進員工溝通,反而減少73%的面對面交流,主要因為開放環境的噪音及其他事物構成干擾,高度消耗專注力,員工無法集中精神,便較缺乏與同事交流的興趣,生產力也因而下降。

人的專注力及感情均為有限資源,開放式辦公室對性格內向員工更可謂終極挑戰。據諮詢顧問及作家Susan Cain,內向員工渴望擁有個人空間,也較在乎個人事項被他人得知及討論,充滿干擾的工作環境更無助他們發揮創造力或建立深入人際關係。

沒有屏風的工作單位讓上司可一目了然監察員工,某程度上降低管理難度,但員工缺乏私隱也會帶來其他問題,皇家學會表示員工若覺得私人空間受到侵犯,容易與他人進入敵對模式,增加同事間的衝突,情緒長期處於負面狀態也會影響健康。

開放式辦公室與較傳統的封閉式辦公室,員工會如何選擇?辦公室空間供應商Regus香港分支調查反映,絕大部分(86%)本地專業人士認為半封閉式辦公室才是最理想的辦公地點,因最能集中精力工作,83%也認同此類環境最能提高生產力。

外國近年興起的平衡工作空間(balanced workspace)理念,旨在平衡開放與封閉式辦公室的利弊。《企業家》雜誌前年提出平衡工作空間的5大指標,分別為寧靜空間、允許戴耳機、充分自然光、允許員工離開椅子,以及鼓勵員工外出工作。

美國家具公司Steelcase參考大學生在圖書館時背靠牆壁的坐姿,推出名為Brody的半封閉式工作單位。Google時下在其開放式辦公室內預留禁用手機的靜音區,更投資豆莢狀的睡眠椅EnergyPods供員工充電。

《哈佛商業評論》表示時下雖然流行開放式辦公室,但呼籲企業勿為追潮流而採用某種設計,80年代的美國員工普遍埋怨無法集中工作,遂出現各種封閉式辦公室,但截至90年代卻又因員工反映與他人交流不足,遂廣建開放式辦公室。

開放式設計本是出於員工福祉面世,但社交疲勞易成員工負擔,本地員工也傾向半開放/半封閉式設計,企業也應根據員工需求改善工作環境。

平衡工作空間理念

  • 自然光︰美國西北大學研究顯示,辦公室員工的睡眠及健康質素皆與能否接收窗外自然光直接掛。充足自然光也能起紓緩壓力、提高想像力等正面作用
  • 靜音區︰理工大學2011年研究發現,員工對聲音最為敏感,45歲以上員工尤甚,辦公室內主要噪音來源包括對話、電話鈴聲及機器。
  • 允許戴耳機︰《哈佛商業評論》認為,員工戴上耳機可以被視為掛起請勿騷擾的告示牌,在有需要時可選擇獨處及安寧。倫敦大學學院調查顯示,允許員工戴耳機可提高效率及創造力

撰文 : 沈帥青