10 個電郵禮儀潛規則
發布時間： 2015/06/30 16:09
最後更新： 2015/06/30 19:05
電郵，上班族天天都要處理。每天面對逾百封電郵，如何用得得心應手？
職場教練Barbara Pachter向《Business Insider》指出，很多的專業人士不懂如何正確使用電郵。由於每日上班族要處理大量電郵，一旦稍有出錯，隨時會出現尷尬情況。Barbara Pachter在她的書中《Essentials Of Business Etiquette》指出現今一些基本的電郵禮儀，各位上班族記得參考參考：
1. 清晰直接的標題
人們選擇閱讀你的郵件與否，就由標題決定了。一個好的標題就如"Meeting date changed（會議日期更改）" 或 "Suggestions for the proposal（項目建議）" 一個簡單直接的標題，能令收件者知道你的目的和郵件的重要性。
2. 電郵地址要專業
上班族自定電郵地址時要謹慎，因電郵地址正正代表用家的身份，作用是讓收件者知道你是誰。
因此，不要使用一些不適合職場使用的電郵名稱，例如："babygirl@..." 或 "beerlover@..."
使用這些不端裝的電郵地址，不論見工或與客戶聯絡，都會在對方心目中留下壞印象。
3. 不用每次都選擇回覆全部人
沒有人會想閱讀發給20人的郵件，內容更與自己並不相關，而這些相關痛癢的郵件就令別人對你的印象亦會減分。
因此在按下回覆全部人時，千萬要三思確定別人到底需不需要知道你的信息。
4.打招呼要專業
不要使用太過悠閒、口語的表達模式，如"Hey you guys," "Yo," 或 "Hi folks."
用hey打招呼是不正式的，普遍不會在職場上使用。Yo同樣不太好，可以用hi或hello代替。亦不建議把別人的名字縮短，例如稱呼對方為"CK"等，不過如對方向來接受其他人這樣稱呼則另作別論。
5. 保守地使用感嘆號
如果你想利用感嘆號去表達你的興奮，就盡量使用一個就可以了。人們習慣使用幾個感嘆號作句子結尾，例如「！！！」，但這樣會顯得你不成熟。
6. 小心你的幽默
正所謂「言者無心，聽者有意」，你的笑話在欠缺的表情和語調配合下，收件者單單閱讀電郵可會曲解你的幽默。
與專業人士的對話，最好把你的幽默拋開，除非你與收件者非常熟悉。再者，你覺得幽默的，別人卻未必同樣認同你。
7. 回覆即使不是寄給你的電郵
要回覆所有郵件是不易的，雖然回覆並不是必要的，但在若發件者是同一公司或部門的人，回覆一句"Noted with thanks"等內容表達你已讀郵件，會顯得你有交帶及有禮貌。
8. 再三審閱郵件內容
雖然現在電郵有提供拼字校正或文法檢查，但不要過分地依賴，最好還是依靠自己再三看看電郵內容有沒有出錯？文法有沒有錯誤？字詞有串錯或錯別字嗎？
9. 最後才加上收件人電郵地址
在電郵未完成的時候，你絕對不會想發送出去。因此，你在最後才加上收件人地址，是最好的預防方法。並要檢查清楚收件人，以免因填錯導致令人尷尬的場面出現。
10. 保持文字可閱性
電郵最重要是清晰、易讀易明，因此上班族要緊記選擇字體、顏色、大小時，要讓收件人容易去閱讀為大前題。
字體大小一般使用10或12，較易閱讀的字體則包括Arial, Calibri,或Times New Roman，而字體顏色當然以黑色最安全。
各位上班族，下次撰寫郵件的時候就記得注意了。
