10 個電郵禮儀潛規則

職場 16:09 2015/06/30

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電郵,上班族天天都要處理。每天面對逾百封電郵,如何用得得心應手?

職場教練Barbara Pachter向《Business Insider》指出,很多的專業人士不懂如何正確使用電郵。由於每日上班族要處理大量電郵,一旦稍有出錯,隨時會出現尷尬情況。Barbara Pachter在她的書中《Essentials Of Business Etiquette》指出現今一些基本的電郵禮儀,各位上班族記得參考參考:

1. 清晰直接的標題

人們選擇閱讀你的郵件與否,就由標題決定了。一個好的標題就如"Meeting date changed(會議日期更改)" 或 "Suggestions for the proposal(項目建議)" 一個簡單直接的標題,能令收件者知道你的目的和郵件的重要性。

2. 電郵地址要專業

上班族自定電郵地址時要謹慎,因電郵地址正正代表用家的身份,作用是讓收件者知道你是誰。

因此,不要使用一些不適合職場使用的電郵名稱,例如:"babygirl@..." 或 "beerlover@..."

使用這些不端裝的電郵地址,不論見工或與客戶聯絡,都會在對方心目中留下壞印象。

3. 不用每次都選擇回覆全部人

沒有人會想閱讀發給20人的郵件,內容更與自己並不相關,而這些相關痛癢的郵件就令別人對你的印象亦會減分。

因此在按下回覆全部人時,千萬要三思確定別人到底需不需要知道你的信息。

4.打招呼要專業

不要使用太過悠閒、口語的表達模式,如"Hey you guys," "Yo," 或 "Hi folks."

用hey打招呼是不正式的,普遍不會在職場上使用。Yo同樣不太好,可以用hi或hello代替。亦不建議把別人的名字縮短,例如稱呼對方為"CK"等,不過如對方向來接受其他人這樣稱呼則另作別論。

5. 保守地使用感嘆號

如果你想利用感嘆號去表達你的興奮,就盡量使用一個就可以了。人們習慣使用幾個感嘆號作句子結尾,例如「!!!」,但這樣會顯得你不成熟。

相片來源:Pixabay Free Photos

6. 小心你的幽默

正所謂「言者無心,聽者有意」,你的笑話在欠缺的表情和語調配合下,收件者單單閱讀電郵可會曲解你的幽默。

與專業人士的對話,最好把你的幽默拋開,除非你與收件者非常熟悉。再者,你覺得幽默的,別人卻未必同樣認同你。

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7. 回覆即使不是寄給你的電郵

要回覆所有郵件是不易的,雖然回覆並不是必要的,但在若發件者是同一公司或部門的人,回覆一句"Noted with thanks"等內容表達你已讀郵件,會顯得你有交帶及有禮貌。

8. 再三審閱郵件內容

雖然現在電郵有提供拼字校正或文法檢查,但不要過分地依賴,最好還是依靠自己再三看看電郵內容有沒有出錯?文法有沒有錯誤?字詞有串錯或錯別字嗎?

9. 最後才加上收件人電郵地址

在電郵未完成的時候,你絕對不會想發送出去。因此,你在最後才加上收件人地址,是最好的預防方法。並要檢查清楚收件人,以免因填錯導致令人尷尬的場面出現。

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10. 保持文字可閱性

電郵最重要是清晰、易讀易明,因此上班族要緊記選擇字體、顏色、大小時,要讓收件人容易去閱讀為大前題。

字體大小一般使用10或12,較易閱讀的字體則包括Arial, Calibri,或Times New Roman,而字體顏色當然以黑色最安全。

各位上班族,下次撰寫郵件的時候就記得注意了。