怎樣寫出正式英文Email?

職場 10:20 2016/04/28

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學生反映自己的語感不好,寫email常陷入兩難,擔心自己的email寫得不夠正式,老闆或客戶會覺得不夠專業;有時又怕太正式,感覺和同事距離很遠,不該見外的事顯得見外。

其實正式和非正式比語感來得單純,在慢慢培養語感之前,先抓到幾個關鍵,搭配這裡幫同學整理的對照表,一點都不需要擔心太正式或不夠正式的問題:

1. 用字「難」還是「簡單」?

來看這兩句話:

  • I have to apologize that......(我必須道歉的是......)
     
  • Sorry that......(遺憾的是......)

不難判斷,第一句比較正式。判斷正式和非正式的第一個準則,就是你選了簡單的字還是難的字。apologize難,比較正式,sorry簡單,相對就不那麼正式。

比較以下這些字,不難判斷哪種用法正式:

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2. 動詞用了「片語」還是「單字」

別人問你同不同意一件事,你要想一想,可能會這樣回答:

  • Give me time to consider.
     
  • I'll think about it.

比較起來第一句就更正式。片語think about相較於單字consider更口語。正式語言多用單字,非正式用片語。

來看更多的例子:

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3. 是不是用很多簡寫?

要人儘快回覆,正式語言會不怕麻煩用as soon as possible,但非正式會直接用ASAP,熟人之間的溝通會用很多像BTW(by the way),FYI(for your information)、Plz (Please)、THX(thanks)之類的表達。

4. 正式句子長,非正式句子短:

正式:Could you please let me know if you are available for a meeting on 12th April?(可以的話請讓我知道4/12的會議你是否方便出席?)

非正式:Can you get back to me asap?(你能盡快回覆我嗎?)

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撰文 : 世界公民文化中心